Opis systemu kontroli wewnętrznej
System kontroli wewnętrznej obejmuje wszystkie jednostki organizacyjne Banku i jest dostosowany do charakteru i profilu ryzyka i skali działalności Banku.
Funkcjonujący w Banku system zarządzania ryzykiem i system kontroli wewnętrznej są zorganizowane na trzech niezależnych poziomach (liniach obrony).
- Na pierwszy poziom składa się zarządzanie ryzykiem powstałym w związku z działalnością operacyjną prowadzoną przez Bank.
- Na drugi poziom składa się:
- zarządzanie ryzykiem przez pracowników na specjalnie powołanych do tego stanowiskach lub w komórkach organizacyjnych, niezależnie od operacyjnego zarządzania ryzykiem na pierwszym poziomie,
- komórka do spraw zgodności odpowiedzialna za identyfikację, ocenę, kontrolę i monitorowanie ryzyka braku zgodności działalności Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi (w szczególności rekomendacjami KNF),
- komórka do spraw kontroli wewnętrznej odpowiedzialna jest za przeprowadzanie pionowych testów przestrzegania kluczowych mechanizmów kontrolnych, ocena adekwatności i skuteczności kluczowych mechanizmów kontrolnych, raportowanie o przestrzeganiu kluczowych mechanizmów kontrolnych.
- Trzeci poziom stanowi audyt wewnętrzny realizowany przez Komórkę audytu IPS-SGB.
Na wszystkich trzech poziomach, w ramach systemu zarządzania ryzykiem i systemu kontroli wewnętrznej odpowiednio stasowane są mechanizmy kontrolne i niezależne monitorowanie ich przestrzegania.
Celem ogólnym systemu kontroli wewnętrznej jest zapewnienie:
- skuteczności i efektywności działania Banku;
- wiarygodności sprawozdawczości finansowej;
- przestrzegania zasad zarządzania ryzykiem w Banku;
- zgodności działania Banku z przepisami prawa, regulacjami wewnętrznymi i standardami rynkowymi.
Role organów Banku
Rada Nadzorcza
Rada sprawuje nadzór nad wprowadzeniem i zapewnieniem funkcjonowania adekwatnego systemu kontroli wewnętrznej oraz odpowiedzialna jest za monitorowanie jego skuteczności, z zastrzeżeniem, iż nadzór nad funkcjonowaniem audytu wewnętrznego sprawuje Rada Nadzorcza Spółdzielni.
Nadzór Rady Nadzorczej nad funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej obejmuje m.in.:
- akceptowanie zasad funkcjonowania systemu kontroli wewnętrznej, w tym matrycy funkcji kontroli;
- zatwierdzenie zasad kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej;
- zatwierdzenie kryteriów adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej;
- półroczną ocenę efektów działań podjętych w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w funkcjonowaniu mechanizmów kontrolnych;
- coroczną ocenę adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej.
Zarząd Banku
Zarząd, w ramach trzech linii obrony (trzech poziomów), odpowiada za zaprojektowanie, wprowadzenie oraz zapewnienie we wszystkich jednostkach/ /komórkach/stanowiskach organizacyjnych Banku, funkcjonowania adekwatnego i skutecznego systemu kontroli wewnętrznej, który obejmuje funkcję kontroli i komórkę do spraw zgodności.
Do zadań Zarządu, należy w szczególności:
- ustanowienie, w ramach trzech linii obrony, kryteriów adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej;
- zapewnienie ciągłości i skuteczności działania systemu kontroli wewnętrznej, a także właściwej współpracy wszystkich pracowników Banku w ramach funkcji kontroli z Komórką do spraw zgodności i Komórką audytu oraz dostępu osobom wykonującym czynności kontrolne/czynności audytowe do niezbędnych dokumentów źródłowych, w tym zawierających informacje poufne;
- określenie rodzaju działań podejmowanych w celu usunięcia nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej, w tym środki naprawcze i dyscyplinujące;
- sporządzanie okresowej (nie rzadziej niż raz w roku) informacji dla Rady Nadzorczej o sposobie wypełniania zadań przez pracowników Banku w ramach funkcji kontroli oraz komórki do spraw zgodności ze szczególnym uwzględnieniem:
- adekwatności i skuteczności systemu kontroli wewnętrznej w zapewnieniu osiągania każdego z celów systemu kontroli wewnętrznej,
- skali i charakteru nieprawidłowości znaczących i krytycznych oraz najważniejszych działań zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, w tym o podjętych środkach naprawczych i dyscyplinujących,
- zatwierdzanie listy istotnych procesów wyodrębnionych przez Bank oraz ich powiązanie z celami ogólnymi i szczegółowymi systemu kontroli wewnętrznej;
- zapewnienie dokonywania regularnego przeglądu wszystkich procesów funkcjonujących w Banku pod kątem ich istotności;
- zatwierdzenie zasad kategoryzacji nieprawidłowości wykrytych przez system kontroli wewnętrznej;
- zapewnienie niezależnego monitorowania przestrzegania mechanizmów kontrolnych poprzez określenie odpowiedniego jego zakresu i kryteriów;
- wyznaczenie komórki organizacyjnej/stanowiska odpowiedzialnej za zadania związane z prowadzeniem matrycy funkcji kontroli;
- określenie formy udokumentowania przeprowadzonego przeglądu i oceny efektywności wewnętrznych mechanizmów kontrolnych oraz wniosków wynikających z tych przeglądów;
- określenie trybu przekazania wewnątrz Banku raportu/dokumentu z testowania, w celu podjęcia działań służących usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości mechanizmów kontroli oraz sposobu kontroli skorygowania tych nieprawidłowości.
